Gweithdrefn gwyno

1. Ein nod yw rhoi gwasanaeth da i chi bob amser, ond os oes gennych gŵyn, mae gwahoddiad i chi roi gwybod i ni cyn gynted â phosibl. Nid oes angen cyfreithwyr er mwyn gwneud eich cwyn ond mae rhyddid i chi wneud hynny os dymunwch. Gweler isod am wybodaeth o ran sut i wneud cwyn.

2.  Byddwch yn ymwybodol fod yr Ombwdsmon Cyfreithiol yn gorff cwyno annibynnol mewn perthynas â chwynion am dwrneiod - boed yn gyfreithwyr neu’n fargyfreithwyr. Mae’r Ombwdsmon Cyfreithiol yn cyhoeddi canllaw i Reolau ei Gynllun ar ei wefan sy’n gosod y terfynau amser i wneud cwyn a’i derfynau ariannol am iawndal. Mae’r manylion cyswllt ar gyfer yr Ombwdsmon Cyfreithiol wedi’u gosod ym mharagraff 11.

3. Dylid nodi nad yw hi bob amser yn bosibl ymchwilio i gŵyn a gyflwynwyd gan rywun nad yw’n gleient. Mae hyn oherwydd bod gallu Siambrau Angel i ymchwilio a datrys y materion hynny’n gyfyngedig ac felly mae cwynion o’r natur hon yn aml yn gweddu’n well i’r prosesau disgyblu a gynhelir gan Fwrdd Safonau’r Bar. Felly, er y bydd Siambrau Angel yn gwneud asesiad cychwynnol o’r gŵyn - os ystyriwn na chafodd y materion a godwyd eu datrys yn foddhaol trwy’n proses gwyno, byddwn yn eich cyfeirio at Fwrdd Safonau’r Bar.

Cwynion a wnaed dros y ffônne
4. Gallech ddymuno gwneud cwyn ar bapur ac, os felly, dilynwch y drefn ym mharagraff 7 isod. Fodd bynnag, os byddai’n well gennych siarad ar y ffôn am eich cwyn yna ffoniwch y siambrau i ofyn am siarad â’r unigolyn a enwir dan Weithdrefn Gwyno’r Siambrau i ddelio â chwynion. Os ydy’r gŵyn yn ymwneud â bargyfreithiwr neu aelod o staff, y person hwnnw yw Mr Christopher Clee QC neu Miss Alison Donovan. Os na fyd Mr Clee na Miss Donovan ar gael pan fyddwch chi’n ffonio, bydd ef neu hi’n dychwelyd eich galwad cyn gynted â phosibl, yn gwneud nodyn o fanylion eich cwyn a beth hoffech wneud yn ei chylch. Bydd eich pryderon yn cael eu trafod gyda chi a’n nod ni fydd eu datrys. Os caiff y mater ei ddatrys, byddwn yn cofnodi’r canlyniad, yn archwilio ydych chi’n fodlon â’r canlyniad ac yn cofnodi eich bod chi’n fodlon. Gallech hefyd ddymuno cadarnhau canlyniad y drafodaeth dros y ffôn ar bapur.

5. Os na chaiff eich cwyn ei datrys ar y ffôn, fe’ch gwahoddir i ysgrifennu atom er mwyn gallu ymchwilio’n ffurfiol iddi.

Cwynion a wneir ar bapur
6. Rhowch y manylion canlynol:

Eich enw a’ch cyfeiriad a rhif ffôn cysylltu,

Eich enw a’ch cyfeiriad a rhif ffôn cysylltu,

Pa aelod(au) o’r Siambrau rydych chi’n cwyno yn ei gylch/eu cylch, Manylion y gŵyn

Sut hoffech iddi gael ei datrys.

Cyfeiriwch eich llythyr (boed am fargyfreithiwr neu aelod o staff) at Mr Christopher Clee QC, Pennaeth y Siambrau, (neu Miss Alison Donovan) Siambrau Angel, Adeilad Ethos, Heol y Brenin, Abertawe, SA1 8AS. Lle bo’n bosibl, byddwn yn cydnabod i ni gael eich cwyn ymhen pum niwrnod ac yn rhoi manylion i chi o ran sut bydd eich cwyn yn cael ei hymdrin â hi.

7. Mae gan ein Siambrau banel dan arweiniad Mr Christopher Clee QC ac mae’n cynnwys aelodau profiadol o Siambrau, sy’n ystyried unrhyw gŵyn ysgrifenedig. Cyn pen 14 diwrnod o gael eich llythyr, bydd pennaeth y panel neu ei ddirprwy yn ei absenoldeb, yn penodi aelod o’r panel i ymchwilio iddi. Os bydd eich cwyn yn erbyn pennaeth y panel, bydd aelod uchaf nesaf y panel yn ymchwilio iddi. Ym mhob sefyllfa, bydd y person a benodir yn rhywun ar wahân i’r person rydych chi’n cwyno yn ei gylch.

8. Bydd y person a benodir i ymchwilio’n ysgrifennu atoch cyn gynted â phosibl i roi gwybod i chi ei fod ef/hi wedi’i benodi/phenodi ac y bydd ef/hi yn ymateb i’ch cwyn ymhen 14 diwrnod. Os bydd ef/hi yn canfod yn nes ymlaen na fydd ef/hi yn gallu ymateb o fewn 14 diwrnod, bydd ef/hi yn gosod dyddiad newydd ar gyfer ei (h)ymateb ac yn rhoi gwybod i chi. Bydd ei (h)ymateb yn gosod:

  • Natur a chwmpas yr ymchwiliad;
  • Y casgliad ar bob cwyn a’r sail ar gyfer ei gasgliad; ac
  • Os bydd ef/hi’n gweld bod eich cwyn yn gyfiawn, ei gynigion am ddatrys y gŵyn;
  • Y dyddiad sy’n syrthio 8 wythnos o gael eich cwyn gychwynnol ac a oes unrhyw reswm pam yr ystyriwn na fydd yn bosibl datrys eich cwyn o fewn y cyfnod hwnnw.

Cyfrinachedd
9. Bydd pob sgwrs a dogfen yn ymwneud â’r gŵyn yn cael eu trin yn gyfrinachol ac ond yn cael eu datgelu i’r graddau angenrheidiol. Byddant yn cael eu datgelu i Mr Clee neu Miss Donovan, aelodau’n pwyllgor gwaith ac i unrhyw un sy’n sydd ynghlwm â’r gŵyn a’r ymchwiliad iddi. Bydd y fath bobl yn cynnwys y bargyfreithiwr neu aelod o’r staff y gwnaethoch gŵyn amdano, y pennaeth neu’r aelod uwch perthnasol o’r panel a’r person sy’n ymchwilio i’r gŵyn. Mae gan Fwrdd Safonau’r Bar hawl i archwilio’r dogfennau a cheisio gwybodaeth am y gŵyn wrth gyflawni ei weithrediadau archwilio a monitro.

Ein polisi
10. Fel rhan o’n hymrwymiad i ofal cleientiaid, rydym yn gwneud cofnod ysgrifenedig o unrhyw gŵyn ac yn cadw pob dogfen a gohebiaeth a grëwyd gan y gŵyn am gyfnod o chwe blynedd. Mae ein pwyllgor gwaith yn archwilio unrhyw gofnod dienw’n rheolaidd gyda’r bwriad o wella gwasanaethau.

Cwynion i’r Ombwdsmon Cyfreithiol
11. Os ydych chi’n anhapus â chanlyniad ein hymchwiliad a’ch bod yn syrthio o fewn eu hawdurdodaeth, gallech fynd â’ch cwyn i’r Ombwdsmon Cyfreithiol, y corff cwyno annibynnol ar gyfer cwynion am dwrneiod, wrth i ni gloi’n hystyriaeth o’ch cwyn. Ni all yr Ombwdsmon ystyried eich cwyn am aelod o’r siambrau hyd nes i chi wneud cwyn i’r Siambrau.

Sylwch fod terfynau amser i wneud cwyn i’r Ombwdsmon Cyfreithiol. Caiff y rhain, ynghyd â manylion am y weithdrefn i’w dilyn, eu gosod yn fanwl ar y wefan ar gyfer yr Ombwdsmon Cyfreithiol yn www.legalombudsman.org.uk.

I grynhoi, fel rheol bydd terfyn amser o 6 mis i gyfeirio cwyn at yr Ombwdsmon Cyfreithiol o ymateb terfynol y Siambrau i’ch cwyn (yn amodol ar eithriadau a nodwyd yn y Rheolau Cynllun sydd ar gael ar y wefan uchod) ond mae terfyn amser cyffredinol o 6 blynedd o’r weithred neu’r hepgoriad y cwynwyd amdano neu 3 blynedd o’r dyddiad y dylech fod wedi bod yn rhesymol ymwybodol y bu gennych achos i gwyno (pa bynnag ddyddiad yw’r hwyraf). Bydd gwahanol gyfnodau’n berthnasol os ydych chi’n cwyno fel cynrychiolydd personol cleient blaenorol sydd wedi marw.

Gallwch ysgrifennu at yr Ombwdsmon Cyfreithiol yn:

Yr Ombwdsmon Cyfreithiol
Blwc Post 6806
Wolverhampton
WV1 9WJ

Rhif ffôn: 0300 555 03333

E-bost: enquiries@legalombudsman.org.uk

12. Os nad chi yw cleient y bargyfreithiwr a’ch bod yn anhapus â chanlyniad ein hymchwiliad, cysylltwch â Bwrdd Safonau’r Bar yn:

Bwrdd Safonau’r Bar
Adran Ymddygiad Proffesiynol
289-293 High Holborn
Llundain
WC1V 7JZ

Rhif ffôn: 0207 6111 444

Gwefan: www.barstandardsboard.org.uk

View/download printable version